一、待办事项清单：你需要用它做什么
一份高效的待办事项清单将协助你完成以下事情。
第一，它可以帮你掌控工作进程——它会告诉你需要做什么，以及什么可以放在后面做。一种好的任务管理法会使工作进程不那么混乱。
第二，你不至于错过任务的截止日期。一份合适的待办事项清单，将帮助你根据任务的重要性和紧迫性设定当天必须完成的事。你能依照清单把时间和精力都投入到最有价值的地方。
第三，待办事项清单将确保你在正确的时间处理正确的任务。你能筛选出紧急任务，并在时间允许的情况下完成那些不太紧急的任务。你不至于感到不知所措，而是感觉自己能够掌控生活，从而避免焦虑。
第四，你将避免浪费宝贵的时间去处理“看上去的危机”。清单将使你根据项目的紧急程度来明确目前需要处理的工作是什么。在清单协助你的同时，你也将学会依靠它来管理自己的时间。一份好的清单将防止你对看起来像危机事件的项目做出过度反应。你会根据当前的工作量评估每种情况，做出“应该做什么”的合理决定。
值得注意的是，只有少数“危机事件”属于真正的紧急情况，它们中的大多数来源于我们情绪上的过度反应。如果清单有效地消除了这种情绪，你便可以做出最佳决策，从而最大限度地提高自己的效率。
第五，一份合理的待办事项清单将帮助你在更短的时间内完成尽可能多的工作。更重要的是，你将完成那些真正要做的事。提高工作效率不仅仅意味着一长串任务的完成，而且有更高的使命：它将帮助你专注于实现高价值目标的任务，而不是让你一直处于忙碌的状态。
第六，待办事项清单将大大减轻你的压力。正如第二点讲到的，你不至于错过任务的截止日期，也就不会因此经历持续的、令人不快的压力。你也将避免因为所谓的“危机”而分心，也就能够感到对任务的控制在不断增强。你将专注于那些高价值任务，确保以最有效的方式度过每一天。
第七，一份设计合理的待办事项清单将提高你的注意力。当我们谈到完成任务时，需要关注“我们是如何完成的”。如上所述，清单将展示你在哪里无意义地消磨了时间。你将知道哪些任务优先于其他任务，哪些任务值得你立即投入时间和精力。在这样持续的训练之中，你可以专注于完成重要的工作，而不是将时间浪费在微不足道的活动上。
第八，一份好的待办事项清单将消除拖延任务造成的挫败感和内疚感。它将帮助你更聪明地工作，并让你设立更长期和宏大的目标。你将专注于更有意义的项目，在每天结束时获得真正的成就感。
二、生产率悖论：待办事项清单如何阻碍你的成功
让我们一起来看看以下这四个数字。
- 41％：有41%的待办事项永远不会完成。
- 50％：已完成的待办事项有50%是在一天内完成的。
- 18％：已完成的待办事项有18%是在一小时内完成的。
- 10％：已完成的待办事项有10%是在一分钟内完成的。
这些数字告诉我们什么？
第一，这表明许多待办事项清单是无效的。超过40％的任务从未完成，这意味着将近一半的任务被转移到了第二天，无限期推迟或完全丢弃——这显然不是有效的任务管理应有的样子。
第二，我们可以看到绝大部分事项很快就完成了，有些甚至在几分钟内就完成了。这表明许多人的清单未能指定单项任务完成所需的时间，或者倾向于选择看起来容易做的任务。待办事项清单最根本的用途是规划我们的时间，为我们的任务排出优先级，但许多人在使用的时候并没有解决这方面的问题。大量的待办事项在几分钟后就被我们从清单中划掉，在这些待办事项中少有正确或是重要的工作。除了给我们带来虚假的成就感以外，很难看到这样的任务安排有什么额外的价值。
第三，这些数据告诉我们，许多清单都太长了。任务负担过重会带给我们过多的压力，连我们自己也清楚地意识到，完成清单中的每个项目是近乎不可能的——于是最终被迫放弃它们。
数据表明，大多数人都无法完成自己待办事项清单中的每个项目。根据iDoneThis的数据，41％的待办事项永远不会完成；另一项领英的调查则显示，近90％的专业人士承认他们没有定期完成任务清单。
第四，上述数据表明，许多人是在没有清楚掌握自己的日程安排和时间可用性的情况下处理任务的。41％的任务未完成，这意味着如果通过任务完成率来衡量我们的效率，那么许多人使用待办事项清单并没有太多有意义的收获。
让我们总结一下这个“生产率悖论”究竟是什么。我们期待创建待办事项清单以帮助我们组织任务、管理时间并完成工作。但如果我们错误地理解了待办事项清单的内涵，依赖于错误构思的任务管理法，便会在无意中破坏创建的清单，最终要么继续挣扎着列出所有的待办事项，要么彻底放弃使用这种方法。
这样做无疑会损害我们的效率。我们最终获得的成就将会更少而不是更多。
在下一章中，我们将一起仔细研究待办事项清单为什么会失效。如果你没有接受过正式的任务管理培训，那么你所列的清单很可能会阻碍你成为高效率的人。
三、为什么你没能完成待办事项清单
在理想的情况下，你应该在每天结束时完成出现在清单中的所有项目。如果你遇到了困难，请仔细阅读本章。
在这一章里，我将说明大部分人未能完成待办事项清单的8个常见症结。这之中任何一个都可能破坏你的工作效率并阻碍你按时完成任务。
1.你误解了待办事项清单的目的
让我们来思考这个问题：为什么要创建待办事项清单？或者说，你希望用它们完成什么？
大多数人会回答：“我想把事情做好。”但遗憾的是，这不是设计合理的待办事项清单的用途。
待办事项清单主要是帮助你组织任务和项目，并突出最重要的内容。它可以让你把脑海中所有可能被忽视的任务提取出来。通过将它们一一写下、罗列起来，你可以得到一张“我要做什么”的藏宝手册：你将获得关于优先级最靠前的那些任务的概览。
当你在清单中列出任务后，管理清单上的任务比从你脑海里任意提取没有章法的任务要更容易和高效。你可以根据“我需要完成什么”来轻松组织自己要做的任务，并相应地计划自己的一天。仅此一项就能够大幅提升你对于重要事项的专注能力。
大多数人都误解了清单的功能。他们认为清单就是帮助他们一一列出每项任务的一种工具。其实不然。一份可靠的清单会将你的注意力吸引到真正要做的工作上，防止你转向那些不太重要的项目。
待办事项清单不应该成为确保你完成所有工作（尤其是那些琐碎不重要的事）的工具，它需要做的是确保你完成那些真正要做的事情。
理解待办事项清单能帮你做什么很重要。如果你误解了它，那么你将无效而且过度地创建和使用它们，而最终清单也会阻碍你的效率提升。
在本书后面的章节中，我将向你详细介绍如何创建符合自己需求的清单。当然，你需要修改我给出的方法以适应个人独特的工作流程和偏好。但是你会发现，构建高效清单的基本原则是普遍适用的。
2.你忽略了设定截止日期
没有截止日期的待办事项清单只能被称为愿望清单。没有最后期限，我们就会无所作为。
截止日期不只是强加紧迫感，它能帮助我们根据完成任务和项目所需的时间来确定任务和项目的优先级。另外，它也会刺激我们去行动。
请考虑一下：如果没有还款日，你会多快还清信用卡的账单？你会多快支付汽车牌照费？像大多数人一样，你多半会无限期地推迟这两项任务。
当人们创建清单并忽略为每项任务设定截止日期时，会出现同样的结果。面对没有最后期限的任何规划时，我们的动力很小。没有动力，我们便什么都做不到。随着时间的推移，未完成的任务越来越多，长此以往，清单将变得无法掌控。
大多数人都在拖延中挣扎。即使你是那种会设法遏制拖延的人，也必须时时保持警惕，以免这种习惯重新回到你的生活中。
设定截止日期是战胜拖延的关键。它激励我们采取行动并完成任务。它们还有助于我们衡量时间管理工作的有效性。如果我们一直按时完成重要的事情，我们就“被迫”去做了该做的事情。
另外很重要的一点是，截止日期还有助于我们决定在何时花费有限的时间和精力。我们总会在不同的任务中选择，无论手里的任务是什么，总是会有比完成它们所需时间更多的任务在排队。截止日期有助于我们去思考和规划，根据需要完成的目标，在任务之间进行选择。
回想一下帕金森定律：“工作总是会令你忙到你的时间不够用为止。”如果你主动不为自己的待办事项设定一个截止日期，那么这些事就必定一直留在你的清单上。
3.你的清单太长了
我说的太长的清单，是指那些似乎永远不会结束的日常任务清单。它们一直在继续，包含许多日常的事务。
这些清单在许多方面都适得其反。
第一，它们分散注意力。因为它们给出了太多选择，而每个选项都会把你的注意力从最重要的工作上移开。
第二，它们是不现实的。太长的清单最终会达到无法管理的程度。你无法做完所有琐碎的事情，因为它们实在是太多了。
第三，它们令人沮丧。如果你列出的清单几乎等于一份“今日无法完成的任务清单”，那么一次又一次这样的经历，可能会破坏你的动力。
第四，它们变相地鼓励你拖延。由于未能日复一日地完成你的待办事项，随着时间的推移，你将失去驱动力或推动力，慢慢忘掉及时完成任务才是最根本的目的。
一天中，你能用来处理所列工作的时间是有限的。因此，你应该设定待办事项清单的范围以适应这些限制条件。如果你只有四个小时的时间，那么请确保清单中的项目可以在四个小时内完成。否则，列出太长的清单让自己品尝失败的滋味，这并不能产生什么价值。
许多人把想要完成的每项任务都储存在大脑中，大脑中就像有一份可以持续变长的清单，所有任务都被记录在其中。可问题在于，他们忽略了对这些任务进行分类，例如根据背景、优先级和紧迫性的不同将它们放在不同的清单中。这些任务会保留在“大脑寄存器”上，每天都向你发出滚动提醒，告知你需要完成的所有工作。
这是一种糟糕的任务管理方法。它只会随着你每天添加越来越多的新任务，变成一份超长而冗余的清单。
4.你的清单充满了变数
如果你只是把大脑中储存的待办事项写进清单，那么你将一直在收集超大范围中的各种任务：需要3分钟就可以完成的任务和需要3周才能完成的任务被列在一起；高优先级任务被列在低优先级任务的旁边（而且可能无限期地被放在后面）。你还可能在清单中找到大量毫无关联的任务。
换句话说，在这样的清单中，各种任务之间没有联系。
这种方法会产生严重的后果。第一，面对一长串可能的选择，你可能会因为不采取行动而陷入“瘫痪”的状态，或者被迫做一些低性价比的活动，例如查看Facebook消息。这就是心理学家巴里·施瓦茨（Barry Schwartz）所说的“选择的困惑”：如果我们拥有的选择越多，那么在这些选择之间做出决定的能力就越差，我们所面临的焦虑就越多。
任务清单中存在太多变数的第二个后果是，你需要更长时间才能完成任务。无论你是因犹豫不决而“瘫痪”，还是将Facebook视为避免在多种选择之间做出选择的方式，最终都会浪费宝贵的时间——而这显然会降低效率。
第三，待办事项清单中的过多变数会增加你的压力水平。你更容易分心，而这意味着你的工作效率也会随之降低。你无法选择应该处理哪项任务，进而你的时间管理能力也遭到了破坏。因此，你没有多少时间来完成重要项目，这迫使你更加努力地在截止日期前完成工作。由于可用时间较短，你更有可能错过最后期限，而这可能会引发你的内疚、羞耻和沮丧感。
以上这些情况会导致你的压力飙升。反过来，这将使你更难有精力去做那些真正值得骄傲的高质量工作，并且更难以按时完成这类高消耗的工作。
但好消息是，一旦你知道如何创建有效的清单，就可以轻松避免上述问题。我将在本书的后面章节向你展示这些步骤。
5.你给自己留了太多选择
这种情况与任务的变数过多密切相关。由于太多的选择潜在地影响了大脑如何做出决定，所以这一点还是值得单独一提的。
每天早上醒来时，和我们一起苏醒的还有一定量的认知资源。在我们做决定时，这些认知资源就会被快速地消耗掉，所有简单或复杂的决定都会造成一定的认知损耗。
这也是我们能在早晨多种选择之间轻松选择的原因。例如，你应该在早餐时吃华夫饼、鸡蛋还是麦片？在这个决定中，你通常可以随意使用完整的认知资源。然而，在一天结束时，即使是最简单的选择也似乎变得很难。你应该去健身房、看电视，还是和你的伴侣进行有意义的交谈？你可能很累，对应的认知资源也很少。因此，你做出理性决策的能力就会被削弱。
这被称为决策疲劳。在这种状态下，你无法做出正确的决策，因为做了一天的决策后，你的头脑已经疲惫不堪了。换句话说，你的认知资源已经耗尽，大脑的任务处理器烧得冒烟了。
理解“决策疲劳”对我们来说很重要，因为它决定了我们在不同任务之间分配时间的能力。认知资源耗尽的时候，我们会变得不那么理性、不那么专注，也不太能控制自己的冲动。因此，我们更倾向于选择能够提供即时满足的活动，而不是那些对我们来说更有价值的活动（当然，更有价值的活动也需要更多的认知努力）。
在一天结束时，出现决策疲劳的我们更有可能选择看电视，而不是选择健身房。我们更有可能拿起一袋薯片而不是自己准备沙拉或煎牛排。我们倾向于选择最轻松的道路。
存在太多选项的清单会加剧这种情况。它们迫使你做出关于需要处理哪些任务的非必要决定。如上所述，每个决定都会侵蚀你的认知资源，并增加你的决策疲劳。这最终导致了一种被称为“决策逃避”的困境。面对太多选择，你会避免从中挑选，因为这样做需要太多心理上的努力。相反，你会花费宝贵的时间查看电子邮件，访问Facebook或看新闻，所有这些都是在试图逃避一件事——决定真正应该做的事。
陷入“决策逃避”的结果可想而知：你的工作效率将直线下降，待办事项（包括那些重要事项）也未能完成。
6.你未曾意识到为任务添加场景
大多数清单最大的劣势之一就是缺乏任务的背景。任务被写下来，但是关于完成它所需的时间、优先级以及它在完成某件事的过程中所起的作用，你未做任何标示。
没有这样的背景信息，你自然很难知道哪些任务需要立即关注。事实上，你都没法根据自己的实际情况判断能否完成特定任务。
如果你不知道需要多长时间才能完成这项任务、它有多重要，以及它如何与某个大目标相关联，你又怎么知道是否应该继续努力呢？如果你不知道是否需要获取某些资源来处理该任务，你又怎么能知道是否可以在某个特定时间去完成它呢？
你无法知道。
因此，没有提供任务场景的清单常常是无效的。它们总是弊大于利——它们不会促使你处理最重要的任务，而是会让你浪费时间在并不适合当前情况的任务上。假设你的清单包含“给我的会计师打电话”这样一项任务，而它并没有提供相关的优先级信息，那么你是需要今天打电话给会计师还是等到下周？同样，它也没有提供关于电话可能持续多长时间的信息。那么，你是需要几分钟的时间还是要聊上一个小时？另外，你是要询问会计师有关资产注销的潜在问题，还是想探讨建立壳公司的利弊？
在不知道其细节的情况下，我们难以决定是否处理待办事项，这就是问题的关键所在。
创建缺乏场景的任务清单，你最终会得到难以选择的选项。结果是什么呢？你的清单变成了对未解决和未完成事件的持续记录，而不是对你需要完成的事件的记录。
7.你的任务被定义得过于宽泛
之所以出现被宽泛定义的任务，问题在于它们的范围太大了。因为缺乏明确的起点和终点，所以我们根本没有办法衡量任务做得究竟成不成功。
假设清单中的一项任务是“构建网站”。这一任务就被定义得过于宽泛了：建立一个网站涉及几个步骤，后面的步骤在其他步骤完成之前无法执行。你需要保留域名、查找Web主机、创建主机账户、将域名服务器指向主机服务器、安装Wordpress、安装主题、安装Wordpress插件……
换句话说，这个宽泛意义的待办事项实际上是一个由众多任务组成的完整项目。
如果这个项目出现在我的清单上，那么因为没有列出各项任务，所以我会不知道如何开始，也就自然会倾向于拖延。在这种情况下，这个项目会一直待在我的清单中，而我的焦虑与日俱增，因为我在这件事上没有取得任何进展。
相反，被狭义定义的任务包含明确的起点和终点。例如，你知道任务“保留域名”何时完成，你也知道“查找Web主机”的任务应该怎么做。这些待办事项具有单一目标，并且你很容易知道是否已达到该目标。
当项目没有被分解为各个组成部分时，它会被打包、佯装成一项任务。因为待办事项未被详细说明，所以我们很难知道何时完成它。这是待办事项清单中常见的失败。
例如，一个打算写一本新小说的作者，如果将待办事项列为“开始写小说”就太模糊了。因为开始写小说涉及的任务太多而并未详细说明。相比起来，“编写第1章初稿”这样的任务会更有效。任务的具体和细化能鼓励你去行动，并且很容易让你知道项目何时被达成。
一名需要准备考试的大学生，将待学习的项目定义为“考试内容”就是非常不精确的。“完成第171～175页的全部练习题”这样的任务设定会更有效，因为它可以为学生提供一项具体的任务来完成。
一位希望改善部门工作流程的公司经理，将待办事项描述为“提高部门生产效率”就是模棱两可的。而“安排与团队负责人会面，讨论新的工作流程计划”会更有效，因为它提出了一个单一的目标，而且执行者也很容易知道何时达到了这个目标。
这些例子的关键点就在于，过于宽泛地定义任务，很不利于任务的完成。模糊性使得它们极容易在清单上滞留。如果你在完成待办事项时遇到问题，请检查它们是否可以被分解为较小的任务。
8.你的任务不符合特定目标
你所做的一切都是有目的的。例如，你会更换汽车中的机油，让发动机保持良好的状态；你会按时提交所得税单，以避免罚款和罚款；你会预订自己喜欢的餐厅，以避免45分钟的等待时间。
我们设定目标是为了促使自己采取行动。当我们能够预测完成特定任务的积极结果时，我们不太倾向于拖延。在不考虑其他变量的情况下，对结果越确定，我们就越可能采取果断的行动。
可问题在于，很多人在创建清单时都忘记了这个原则。他们写下（或在线记录）每一项想到的任务，但未能将这些任务与具体目标联系起来。因此，他们最终要花费大量的时间来处理长远来看对他们来说不重要的待办事项。
例如，假设你在明天的清单中写出维护博客并“写一篇新博文”，这是你认为需要做的任务。但是你知道你需要做的具体原因以及你在用博客有针对性地发布什么内容吗？
也许你希望新帖子能够在Facebook和Twitter上曝光，吸引大量流量涌入你的博客网站；也许你想让自己的博客显示在谷歌热门搜索查询的首页上；也许你希望博客文章能够吸引业内有影响力人士的关注。
这些可以促成你与他人建立有价值的联系，激励你做得更好。
关键是，你必须知道每个项目需要完成的原因，并将特定目标附加到清单的每项任务上。忽略了这一步，你就不会有动力去完成这个项目。
或许你已经从过去的经历中意识到了这一点。如果是这样，请不要感到气馁。我将向你展示如何创建真正有价值的清单来刺激你采取行动，这会帮助你更有效地工作，进而提高你的工作效率。
然而，在这部分内容开始之前，让我们先快速评估一下自己对待办事项清单的掌握程度。
四、待办事项清单掌握程度：自我测评
在我向你展示如何创建有效的清单之前，我们有必要先评估你的目前清单的有效性。仅仅知道自己“不善于使用清单”是不够的，你应该思考“为什么会出现这样的问题”。
为此，我设计了以下调查问卷来帮助你评估对待办事项清单的掌握程度。它将指出你的优势，以及你需要重点关注任务管理的哪些方面。
这是一个快速而简单的测评。你只需回答以下8个问题，每个问题给自己打1～5分。得分为1表示亟须改进，得分为5表示已精通。（你会注意到，以下8个问题中的每一个都与我们刚刚介绍的8个常见症结相对应，而这些涉及的正是我们未能完成清单的原因。）
在回答问题并了解你在创建有效清单方面的真正掌握程度之后，请记下自己的得分。
1.你是否了解待办事项清单在任务管理方法中的主要用途？
2.你是否为每个待办事项设定了一个截止日期（某个具体的日期，而不是“月末”）？
3.你是否将待办事项清单中的项目数限制为10个？（如果是这样，给自己3分。）你是否将数量限制为7个？（如果是这样，给自己5分。）
4.你是否在创建待办事项清单时尽可能减少未知变数，并关注完成每项任务所需的时间以及每项任务的优先级？例如，你是否列出了一项3分钟的任务，而其他任务需要3个小时？你是否给任务标注了“A”优先级和“C”优先级？
5.你的待办事项清单是否限定了那些要耗费精力进行选择的任务的范围？
6.你是否给出每个待办事项的具体情况，来判断它是高价值还是低价值的任务，以及相关时间规划？
7.你是否具体地定义任务而非宽泛地描述，以便快速确定何时能完成它？
8.你是否将每项任务与特定目标相关联？
接下来，你可以计算一下自己的得分。请记住，你需要根据处理问题的程度，给自己1～5分。根据得分情况，你就能判断自己对清单的掌握程度了。
32～40分：你可以算是清单的熟练使用者了。你很擅长任务管理并能够真正掌控它。你会经常浏览每日任务清单，并完成那些真正重要的工作。本书作为一种经常性的提醒，仍然可以帮助你。
19～31分：你的表现相当不错，但你可以改进设定任务的方式。或许你会对自己在工作和家庭生活之间的选择感到不知所措；或许随着任务清单日益变长，你会感到持续的压力。学习如何创建有效的清单，可以显著提升你的工作效率和时间管理能力。
低于18分：你需要重新考虑如何创建清单。在工作中，你应该能感到明显的压力，觉得每一天都不在自己的控制范围之内。你很少（如果有的话）能真正完成清单上的任务，这会使你感到沮丧、内疚，甚至认为自己很无能。但不要因此而自暴自弃，好消息是，你在向着正确的方向努力。阅读完本书后，你将知道如何创建可帮助你完成重要工作的任务清单。
在下一节中我们将探讨，即使你使用的是有效的清单，情绪也会妨碍你的工作效率。
五、消极情绪如何影响你的工作效率
认识到情绪会对工作效率产生巨大的影响，这是相当重要的一步。当不快乐、压力或恐惧的情绪袭来时，我们的工作效率就会受到影响。无论在实现目标的过程中，这些情绪扮演了什么样的具体角色，我们都会感到脱离了目标本身。我们没有那么富有创意，也难以做出决定；我们容易注意力分散，被其他事情分心。
因此，我们完成的任务也将更少。
我们都体验过消极情绪，这是人性的一部分。重要的是，我们要意识到这些时刻只是暂时的。我们终将重新拾回积极的状态，摆脱困境并完成任务。
不幸的是，许多人长时间处于消极情绪中。这些情绪带来的焦虑、挫折和不安全感，总是能够抓住他们的意识、理性，不难想象这会对他们的工作效率产生多么可怕的影响。
研究表明，慢性压力和恐惧会改变大脑的功能状态。我们进行思考和做出理性决定的能力会受到应激激素（如皮质醇）积累的影响。神经科学家发现，随着时间的推移，这种状态会损害大脑，妨碍我们的决策能力。让我们想想从创建有效清单到完成它的过程：即使你的清单不长，包含了截止日期，也提供了任务场景，并保证任务与特定目标相关联，你最终完成的效果仍然可能不好。恐惧、愤怒和内疚等消极情绪会使我们几乎无法集中注意力并完成任务。
因此，如果你在工作期间难以保持高效，请评估一下自己的情绪状态。你是否在那些破坏你积极性的情绪中挣扎？你在平复对意志力造成损害的情绪吗？持续的消极情绪会侵蚀你的注意力并导致你更容易分心吗？
如果是这样，请查明你产生这些感受的原因。例如，你是否因为错过了工作中的重要截止日期而感到愧疚和沮丧？你是否因为承担了太多相互冲突的责任而感到压力过大和愤怒？一旦确定了引发消极情绪的事情，你就可以采取措施改变自身情况来减轻压力。
这听上去似乎与你的清单无关，但实际上，情绪状态对于依照清单工作而言至关重要。清单会帮助你根据重要性和优先级组织任务，并确定你要在有限的时间内完成哪些任务，而如果你一直在消极情绪中挣扎，就不可能有效地做到这一点。
在讨论了“什么导致待办事项清单失效”这个话题之后，让我们一起来看看那些如今被使用得最多的待办事项清单制作法。